Un día como administradora

Para el curso de Teoría Administrativa II, se nos asigno como proyecto la visita a una empresa para conocer las laboras de un administrador durante todo un día. En mi caso, este proyecto fue realizado en COOPEATENAS R.L. en compañía del Jefe Financiero de la empresa Luis Marino Solano Arce. 

       Esta es una organización dedicada a servicios múltiples en el cantón, su crecimiento y expansión han sido notorios, hace poco tiempo inauguraron un nuevo local para el supermercado, el cual es notoriamente mas grande y da un mejor servicio a los clientes. 

      

     Este proyecto fue realmente una experiencia de gran aporte para mi, dado que ver como se aplican los conocimientos teóricos vistos en el curso proporciona una visión  real de como se aplica la teoría en las organizaciones. Cabe mencionarse que desde el momento de mi llegada a las instalaciones se le dio gran importancia a mi proyecto, durante todo el día el administrador estuvo al tanto de aclarar mis dudas e informarme sobre sus labores.

      Esta claro que el tema de motivación es uno de los mas tratados y mas importantes en esta empresa, el ambiente es muy positivo, existe una confianza optima entre todos los colaboradores, lo cual evita barreras de comunicación. Ademas de esto, el administrador envía semanalmente una reflexión a sus colaboradores, lo cual los hace sentirse apoyados por su superior. Estas conductas son mas efectivas para la motivación que  los incentivos económicos, sin embargo, no solo se utilizan este tipo de incentivos, ya que se tiene un plan de reconocimiento de la buena ejecución de labores por medio de un incentivo adicional en los aumentos reconocidos por el gobierno, analizando su desempeño se les otorga un porcentaje adicional, en dichos aumentos.

Esta fue una experiencia realmente enriquecedora para fortalecer los conocimientos adquiridos en el curso de Teoria Administrativa II, ademas de crearme un concepto mas claro de la ejecución del proceso administrativo en una empresa grande.  

 Control Administrativo

            El control puede definirse como el mecanismo que ayuda a comprobar que los planes fueron realizados en el momento previsto.

¿Por qué es importante el control?

Es importante dado que es la forma en que los gerentes pueden comprobar si los objetivos de la organización de están cumpliendo, y en caso de comprobar que no es asi, debe crearse un plan de mejora. Si los gerentes no ejercen labores de control no pueden saber si los objetivos se están cumpliendo.

Una de las razones mas importantes es que facilita el trabajo en equipo, fomentando que los empleados trabajen en equipos, aumentando la capacidad de delegación. Lo cual no disminuye las responsabilidades gerenciales, lo convierte en un proceso con necesidad de control.

Enfoques para el diseño de sistemas de control

Control de mercados externos, precios y participación relativa de mercado, es común en organizaciones las cuales sus productos tienen una mayor competencia. No es la manera mas adecuada por ejemplo de asignar precios, dado que no es proporcional al producto brindado. Por ejemplo las empresas de comida rápida, tal como Mac la cual presenta una serie de competidores con su mismos productos, los cuales deben competir con calidad y producto.

  

El Control Burocrático destaca la autoridad organizacional. Basado en los mecanismos como lo son las normas, reglamentaciones, políticas, la estandarización de las actividades, descripción de puestos, procedimientos y presupuestos de la organización. Como lo ejecutan en las cajas de los bancos.

El Control de Clan  este regula el comportamiento de los empleados por medio de los valores compartidos de la cultura de la organización. AL gerente le importa lo que esta sintiendo la gente. Ejemplo P&G.

Existen tres tipos de control

Control preventivo o previo: Se anticipa a los problemas y logra evitarlos. Ejemplo: La búsqueda del personal adecuado para labores de gerencia de la organización esto para prevenir problemas en el control.

Control Concurrente: Se toman las decisiones en el mismo momento que se presenta el problema, se corrigen antes de que se conviertan en problemas mas graves.

Control Posterior: Corrige errores pasados, lo que ayuda a aprender de los errores.  Por ejemplo, problemas de planeación financiera.

Las barreras de la comunicación

Primero debemos definir el concepto de comunicación, el cual es básicamente el proceso mediante el cual el emisor y el receptor establecen una conexión en un tiempo y espacio determinados con el fin de intercambiar, compartir o transmitir ideas, comprensibles para ambos.

La comunicación eficaz se logra entre dos personas se produce cuando el receptor interpreta correctamente el mensaje del emisor. En este proceso pueden intervenir una serie de barreras que obstruyen este proceso. A continuación se explicaran algunas de ellas.

Barreras para la Comunicación Eficaz

Filtrado: Es la manipulación por parte del emisor para que parezca más favorable para el receptor. El principal determinante es el número de niveles en una estructura de la organización. Factores como el temor de comunicar malas noticias y el deseo de complacer al jefe llevan a los empleados a contar a sus superiores lo que creen que quieren oír y distorsionan las comunicaciones ascendentes.

Percepción Selectiva: La percepción selectiva hace referencia a una serie de distorsiones cognitivas relacionadas a la forma en que afectan las expectativas a la percepción. En el proceso de la comunicación los receptores ven y escuchan selectivamente, basados en sus necesidades, experiencia, antecedentes y otras personales. Esta claro que en la mayoría de las ocasiones no vemos la realidad, sino le llamamos realidad a lo que nosotros interpretamos,

Sobrecarga de Información: Es la condición en la que la cantidad de información excede la capacidad de procesamiento del individuo. Cuando se tiene demasiada información de la que se puede clasificar puede en la mayoría de los casos se olvida, descarta o se ignore parte de lo dicho.

Emociones: Las emociones son experiencias complejas y para expresarlas utilizamos gran variedad de términos, además de gestos y actitudes. El estado de ánimo con el que se reciba un mensaje o noticia influirá en la manera de interpretarlo. El papel de las emociones es sumamente importante, dado que conforme al estado emocional podemos interpretar de distintas formas  el mensaje que envía el emisor.

Lenguaje: Las palabras tienen significados distintos para cada persona. La educación y la  culturales son parte de las variables más claras que pueden influir en el lenguaje que usa una persona y en las definiciones que les da a las palabras. Porque claro esta que aunque se hable el mismo idioma no se utiliza de la misma manera.

Ansiedad por la comunicación: Según estudios realizados aproximadamente de  5% a un 20% de la población sufren por miedo al comunicarse. Las personas sufren un trastorno y sufren miedo, tensión y ansiedad sin justificación ante la comunicación oral u escrita.

¿Cómo pueden evitarse o corregirse? 

En las organizaciones, la comunicación debe ser un reto diario, donde a cada uno delos colaboradores se les brinde las herramientas efectivas y eficientes para comunicarse, evitando de esta forma las barreras de la comunicación, ayudando a promover la buena interpretación de los distintos mensajes que deben darse.

¿Por qué es importante que un administrador(a) desarrolle sus habilidades de comunicación?

            En el mundo de los administradores la comunicación es un factor sumamente importante, dado que constantemente deben comunicarse proyectos, objetivos e ideas nuevas propuestas para la organización. Estos deben ser expuestos sin barreras de comunicación para evitar las malas interpretaciones de los receptores.